Сьогодні у випуску :
Електронний документообіг:
ключове для бухгалтера
👉 Матеріали підготувала МК згідно норм чинного законодавства станом на 19.08.2025 р.
🔸 Щоб отримати слайди– вкажіть свій мейл за посиланням https://countera.info/rkzk-414
⏰ Таймінг відео:
00:00 |Про що дізнаєтеся у відео;
03:44 |Чим врегулювати обмін електронними документами між контрагентами
03:45 |Законодавче врегулювання обміну електронними документами
03:46 |Договірні відносини – як врегулювати обмін електронними документами між контрагентами
06:22 |Чому варто обмін електронними документами врегульовувати в договорі
08:08 |Яким має бути електронний документ – обов’язкові реквізити, сканкопії, роздруківки, юридична сила
09:46 |Чи можна поєднувати паперові та електронні документи
11:39 |Яким має бути підпис, щоб ним можна було підписати первинний документ?
11:41 |Як правильно зберігати електронні документи
13:25 |Як податківці перевіряють первинний документ в електронній формі?
18:30 |Дата складання та дата підписання електронного документу різні – якими будуть податкові наслідки
🥰 Якщо випуск був корисний – ставте лайк, пишіть коментар та поширюйте відео!
Будьте в курсі про найближчі заходи для бухгалтерів: https://kavynm.com/zakhody/
Більше корисного на тематичному вебінарі “Відновлення 4.09 перебігу строків давності: податкові наслідки для дебіторки та кредиторки”
❗ Деталі за посиланням https://countera.info/vidnovlennia-perebihu-strokiv-davnosti
😎 Якщо ви ще не користуєтесь monoбізнес – саме час спробувати. Відкрийте рахунок онлайн і забудьте про банківську рутину! Долучайтесь за посиланням https://surl.li/yecvjy
До зустрічі! 🥰
#ПодатковийБлогМК #РанковаКаваМК
Електронний документообіг. Ключове, що потрібно знати бухгалтеру про електронний документообіг.
Ну, а темою сьогоднішнього випуску не просто так електронний документообіг став. Тому що дуже багато питань виникає, хоча не перший рік ми з вами застосовуємо електронний документообіг.
І я жартую, що скоро, коли ми будемо обмінюватись паперовим документом, виникатиме питань більше, ніж коли все буде в електронному вигляді. Тому що дивно відмовлятися від електронного документу в порівнянні з тим, які переваги дає електронний документообіг. А тому є сенс обговорити ключові моменти і найбільш поширені питання про електронний документообіг.
А саме, взагалі, чи потрібно якось врегулювати обмін електронними документами? Чи достатньо самого факту, що є закон про електронний документообіг? Яким має бути цей документ, якщо він електронний, для того, щоб він мав силу первинного документу? Чи можна з одним контрагентом поєднувати електронний документ і паперовий? І чи можна на ту саму подію дублювати і електронний, і паперовий? Чи є вимоги особливі щодо зберігань електронних документів? По тривалості, по формі зберігання. Коли відбувається перевірка? Як ми у який спосіб дамо податківцям перевірити документ, якщо він в електронній формі? Ми ж не будемо показувати комп’ютер. І таким чином це буде перевірка електронного документу.
І останнє. Якщо раптом дата складання електронного документу не збігається із датою підписання електронного документу, а зазвичай так і є, це страшно чи не страшно? І про що це свідчить для одержувача цього документу? Якщо ми говоримо про одержувача послуги, про ту сторону, у якої формуються витрати. Це ті питання, яким я хочу проділити сьогоднішній час.
І ми з вами рухаємся далі. Партнером сьогоднішнього випуску є Монобізнес. І почнемо з того, чим врегулювати взагалі обмін електронними документами.
І чи потрібно якось особливо врегулювати. У нас з вами є закон 851. І саме згідно цього закону ми маємо право обмінюватись електронними документами.
А також вимоги до електронного документу врегулювані цим законом. Тим не менше, в пункті 14 цього закону, йдеться про те, що обмін електронними документами відбувається як згідно законодавства, так і на підставі договорів. Чи означає це те, що якщо нема договору, то нема законної форми, нема законного права обмінюватись електронними документами? На мою думку, ні, абсолютно це не означає.
І, я вважаю, домовились ви про обмін електронними документами з контрагентом чи ні, право обмінюватись електронними документами є. А чому? Тому що в законі про бухоблік, в положені 88, в 851 законі, всюди є згадка про те, що первинний документ може бути в одній з двох форм: або електронній, або паперовій. Ви ж з контрагентом не домовляєтесь про паперову форму, правда? Це само собою, так само і тут.
Але, тим не менше, якщо у вас є контрагент, з яким ви працюєте неразово, з яким у вас буде більше, ніж більше, ніж однієї операції, є сенс таки домовитись у договорі про електронний документообіг. Чому? Тому що ви вкажете електронку, сервіс, який ви користовуєте, тому що ви, в принципі, вкажете про електронний документообіг, і не потрібно буде дублювати паперовий документ. Пізніше я покажу цю норму, де виплаватиме, що, якщо на ту саму операцію складені ідентичні документи, один в паперовій, один в електронній, то обидва мають силу оригіналу. А тепер уявіть собі, якщо вони будуть ще й на різну дату укладені.
Тобто це буде головний біль. І тому якщо операція там разова, раз-два, нехай буде три, можна. І суми не суттєві, будь ласка, можна про це не домовлятись. Але якщо контрагент серйозний, операції не разові, суми солідні, то є сенс домовитись. Первинні документи складаються в електронній формі, але між контрагентами немає угоди. Про це щойно розповіла.
І, власне, чому ще варто домовлятись про це? У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання електронного документа, вважається, що електронний документ не одержано адресатом. Це до тієї теми, що уявіть собі, чи ви не домовились із контрагентом про електронний документообіг і контрагент надіслав через якийсь із сервісів, який ви не використовуєте, і ви знати не знаєте, що вам документ прийшов. Таким чином документ не буде вами підтверджений, а, отже, і з того боку не буде підтвердження, що цей документ отримав одержувач.
Якщо два документи буде складений, один в паперовій, другий в електронні, на ту саму операцію, обидва документи вважаються оригіналом, а це не зовсім коректно, так не мало би бути. На одну операцію один документ. Ці речі вилазять саме тоді, коли договором мені про що не домовилися.
Ось це єдина причина для уникнення спорів і розуміння того, який документ очікувати від контрагента, варто про це, звісно, врегулювати у договорі. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Це норма, з якої випливає те, що я перед тим сказала.
Добре, електронний документ є. Яким він має бути, щоб він мав силу первинного документу? Юридичної сили документ набирає після накладення електронного цифрового підпису. Електронний підпис має бути накладений уповноваженими особами. Також часто виникає питання, а може, якщо це накладна, а може підписати її людина, яка відпускала, але власним підписом, електронним, але як фізичної особи.
Відповідь – ні, не може. Такий підпис має бути сформований не просто як на Іванова, а на Іванова, який є на такій-то посаді підприємства такого-то. Далі, сканкопії і роздруківки електронних документів не є оригіналами і не мають юридичної сили без електронних підписів.
Тобто, оригінал електронного документу – це є сам електронний документ. Якщо ми роздрукуємо, це не буде оригінал. Це буде сканкопія, роздруківка електронного документу.
Далі, щодо обов’язкових реквізитів із закону про бухгалтерський облік. Звісно, що всі обов’язкові реквізити, які перелічені у статті 9, мають бути і в електронному документі із накладенням електронного цифрового підпису. Чи можна поєднувати різні формати? І так, і ні, залежно від того, про що ми говоримо.
Не заборонено поєднувати електронні та паперові документи. Тобто, ви з контрагентом могли домовитись про електронний документообіг, але якщо між вами походить паперовий документ, це не означає, що він буде недійсний. Також у вас може йти вперемішку.
Один місяць електронний документообіг, а наступний місяць Марія Іванівна поїхала у відпустку, її заміняє Василина Петрівна, і вона тільки працює з паперовим документообігом. Хоча це дивно, адже документообіг і порядок документообігу мав би бути затверджений. Тому це не залежить від Іванової чи Петрової, а все ж таки від політики самого підприємства.
Але якщо раптом таке буде, то незалежно від того, про що домовились сторони, можна поєднувати змішані документи, змішані форми. А що не можна змішувати? Не можна на документ, який є у паперовій формі, накласти ЕЦП. Тут технічно це неможливо.
А так само неможливо поєднати в інший бік. Документ електронний, а підпис живий. Тобто документ має бути або в електронній, або у паперовій.
Ну і оригінал документа є або повністю електронним, де електронний цифровий підпис буде з обох сторін, або повністю паперовим, де з обох сторін будуть живі підписи. Як правильно підписувати і зберігати? Працівники, які підписують документи від імені підприємства, повинні використовувати, я про це вже говорила, електронні підписи, оформлені саме на підприємство. Тобто, коли підписує Іваненко, то електронний підпис має бути не просто Іваненка, а це має бути створений електронний підпис за правилами закону саме на посадову особу, підприємство такого-то Іваненко.
Зберігання особливих вимог щодо тривалості зберігання документів в електронній формі немає. Ми керуємося статтею 44 податкового кодексу і загальні вимоги поширюються на електронні документи. Інше питання, що форма, у якій зберігається, ось тут є свої вимоги.
Електронні документи зберігаються саме в електронній формі протягом того ж строку, що і паперові, і зберігати просто роздруківки недостатньо. А вимогами щодо зберігання є забезпечити доступність, можливість відновлення та збереження інформації про походження, призначення дату та час відправлення і отримання документу. Тобто тут питання IT-спеціалістів, у який спосіб зберегти надійно в електронному вигляді документи, щоб протягом терміну зберігання можна було роздрукувати і відобразити форму цього документу на папері.
Як податківці перевірятимуть, якщо документ електронний? Швидше за все, вони попросять вас роздрукувати документ. Це буде паперова копія електронного документу. І на цій паперовій копії електронного документу слід буде засвідчити, як звичайний первинний документ, копія первинного документу.
Тобто буде штамп або надпис згідно із оригіналом. Ось такі копії скануються, відправляються у форматах PDF, PNG або GPG. Дата та виправлення для обліку важлива дата здійснення операції, а не дата підписання електронного документу.
Це я до тієї теми, що зазвичай, коли документ у паперовій формі, у нас нема такого поняття, як дата складення і дата підписання. Обидві дати, звісно, співпадають. Ніхто не знає, коли насправді цей паперовий документ був підписаний.
Дата складення і буде датою підписання. Якщо ж документ складений в електронній формі, то обмін документами і, власне, оцей слід відправка і одержання може мати іншу дату. І зазвичай так і є. Дата накладення, зараз говоримо про ЕЦП, дата підписання електронного документу, може бути інша, ніж дата складення.
І документ ми проводимо саме за датою складення. І ось тут є невеличке застереження. Якщо ми з вами говоримо про послуги, то дата складення документу і є дата операції, і є дата відображення обох обліку.
Якщо ж ми говоримо про накладну, а накладна у нас підтверджує передачу товарно-матеріальних цінностей, то особисто у мене запитання виникає. А з якого дива електронна накладна 20 січня, а підписана 20 лютого? Адже особа, яка брала участь у здійсненні операції, приймала товарно-матеріальну цінність, мала б накласти електронно-цифровий підпис саме 20 січня. Тому з послугами у мене згода є, що дата складення документа і дата накладення ЕЦП можуть бути різними, а документ проводимо по даті складення.Але у випадку з накладною тут питання є, якщо ці дати різні.
Отже, в цьому випуску ми з вами проговорили, що не обов’язково мати договір про обмін електронними документами. Якщо з контрагентом операції не поодинокі і тривають якийсь період часу, то є все-таки сенс у тому, щоб у договорі домовитись, у який спосіб ми обмінюємося електронними документами, через яку пошту, завдяки якому сервісу, у який строк складення і т.д. Далі, електронний документ має мати всі обов’язкові реквізити, як звичайного первинного документа.
Накладення ЕЦП надає юридичну силу цьому електронному документу. Ми не можемо об’єднувати в одному документі і електронний документ, і паперовий. Тому що, якщо документ складений в електронній формі, то і на ньому має бути підпис електронно-цифровий.
Якщо документ складений у паперовій формі, то на ньому має бути живий підпис. Щоб контрагенти між собою не домовились, між ними можуть ходити первинні документи, як у паперовій, так і в електронній формі. Обидві форми будуть дійсними, чинними, при умові, що сама операція була реальною.
Податківці перевіряють електронні документи у спосіб такий, що просять вас зробити копію електронного документа, роздруківку на папері. Вимоги до електронних документів щодо зберігання по тривалості такі ж, як і до паперових, а по зберіганню це уже до IT-фахівців, щоб технічну сторону забезпечити. Якщо дата складення документу не відповідає даті накладення ЕЦП, у випадку з послугами ОК, у випадку з товарами, питання можуть виникати.